新入社員の受け入れ準備でやるべきこと。 - 豊島区池袋の社労士事務所｜労務管理とITに強い、クラウド・テレワーク導入ならROLE人事パートナーズ社会保険労務士法人へ

さあ、採用が決まりました。

新入社員の受け入れ準備や入社手続って、何をしたらよいのでしょうか？

まずは入社前に準備しておくことです。

業務にPCその他専門の機材を使用することもあるでしょう。
そのような物品の手配をしておきます。

業務上配慮すべきOSやソフトウエアの種類、バージョン等もあるかもしれません。
事前にシステム構築を済ませておきましょう。

社内のヘルプデスク課などが担当している場合は、早め早めに情報共有しながら進めましょう。

業務でメールアドレスを使用するケースは多いことと思います。
この場合のメールアドレスの準備をしておきましょう。
メールアドレスの発行については、社内で行う場合、外部に依頼する場合があるでしょう。

いずれにせよ、初日には使用できる状態にしておきたいものです。

入社時には、所定の事項について書面で労働条件を通知することが法律上定められています。
事前に内定通知書と兼用の書式で契約書を交わす場合もありますが、
遅くとも入社日には通知できるよう、事前に準備しておきましょう。

基礎年金番号、雇用保険番号、マイナンバー、被扶養者がいる場合は、被扶養者の情報など。

これらの情報が遅れると、保険証の作成が遅くなったり、入社する方の不便にもつながります。

入社後の手続がスムーズに行われるよう、入社日に持参いただけるように事前に案内をしておきましょう。

入社前に健康診断を受診している場合は、健康診断の結果を持参していただければ、
入社後に受診しなくてもよくなりますので、「健康診断書の写し」もお願いしておきましょう。

座席、ロッカー、制服、入室ＩＤカード等、各社それぞれ必要となるものは異なると思います。
入社日までに用意できるよう、チェックリストなどを作成して準備しておきましょう。

労働基準法上、勤務時間、賃金等所定の事項についての労働条件通知書を紙で交付することが義務付けられています。

法律上の定めだけでなく、これがないことによる入社後のトラブルも後をたちません。

また、助成金申請にあたっても非常に重要となる書類のひとつですので、必ず入社初日にお渡ししましょう。

社会保険の手続きは速やかにおこないましょう。
※加入要件を満たす場合です。

・健康保険、厚生年金の加入（法律上は5日以内）
・雇用保険の加入

健康保険の加入については、遅くなるほど保険証の作成が遅れます。
特に1月、4月、5月の入社は、役所内の事務も大変混雑しているため、時間がかかることがあります。

1日でも早く手続きを行いましょう。

住民税は原則会社の給与から徴収（特別徴収といいます）を行いますが、入社時の手続きパターンとしては下記となります。

1.前職から引き続いて住民税を給与から控除する
2.自己納付（普通徴収）していたものを給与からの控除に切り替える
3.入社年度は自己納付のまま

状況に応じて手続きが異なりますので、状況を確認して切り替え手続きを進めましょう。
不明な点がある場合は、税理士または入社される方の自治体に問い合わせを行いましょう。

扶養家族がいる方はもちろん、いない方についても、提出してもらいましょう。
※副業等、提出そのものが要件として不要な方については提出の必要はありません。
詳細は税理士または税務署にお問い合わせください

就業規則その他、自社での働き方や守ってもらいたいことなどを共有しておきましょう。

ここまで主に手続き等に焦点を当ててお伝えしてきましたが、一番大事なのは「気持ち」です。

縁あって、一緒に働くこととなる仲間をお迎えすることとなります。

気持ちよくその能力を発揮していただけるよう、感謝と尊敬の気持ちを皆で共有しましょう。