勤怠管理システムの効果的導入方法(2) ~システム選定と設定編~

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勤怠管理システムの効果的導入方法(2) ~システム選定と設定編~

クラウド入れれば簡単になると思ったのに。こんなはずでは。

あなたは勤怠管理システムの導入でどつぼにはまってしまってはいませんか?

なぜそんなことになってしまったのか、その原因と対策の開始については

勤怠管理システムの効果的導入方法(1) ~運用分析編~

にて概要ご理解いただけたかと思います。

まずは運用と規程を整理すること。これが先決です。

その次にシステム選定です。

システム選定を行う

システム選定のポイントは、
 ・自社の規程にあっているかどうか
 ・これまでに分析した勤務時間の集計や給与計算の元ネタづくりを実現できる機能があるかどうか
です。

しかし、勤怠管理システムはありすぎてしまい、もはやカオスな状態。何を選べばいいのか分からないよ~、という戸惑いの声が多く聞かれます。

比較サイトもありすぎて、比較だけで疲れてしまうのではないでしょうか?

フレックス、時間単位年休・・・どのシステムも「できる」って書いてあるけど、実際はどうなの?その中身は?そのあたりがあなたが本当に知りたい情報なのではないでしょうか。

そこでまずは、複数のシステムを「実際に触ったことのある」筆者が、比較されることの多い3つについて「ほんとに役立つシステムの違い」について少しご説明してみます。

KING OF TIME(キングオブタイム)

KING OF TIME(キングオブタイム)

迷ったらこれですね。

細かい設定が可能で、大概の集計パターンには対応できて「できないことが少ない」です。
柔軟な働き方や独自パターンを実現させたい場合はこちらがお勧めです。

デメリットとしては、細かいことができる反面設定が細かいということです。

しかし、まずは一旦タイムカード替わりでもいい、打刻した時間をそのまま集計さえしてもらえればいい、と割り切るなら、ほとんど設定しなくても法定通りの集計くらいならしてもらうことができるため、活用の幅も広いです。

緊急導入が必要な場合でも、落ち着いてから細かい設定をしなおせば、途中からの軌道修正も可能です。

ジョブカン

ジョブカン

直感的な操作が可能で、設定も比較的簡単です。

しかし複雑な労働時間管理制度にはなじまないこともあり、導入してから「これできないんだ(泣)」ということにならないよう、導入前の分析と検討が重要です。

とにかく残業代を最小限に抑えるために法律のテクニックを駆使したような労働時間管理を行っているような場合は実現できないパターンがあります。

例えば、社会保険労務士に依頼して、限界まで残業代を節約するような知恵を入れ込んだような規程を作成しているような場合です。

しかし、今までもこれからも複雑なことはやりません、残業代は少しくらい多めに払っても、とにかくシンプルかつ簡単なのがいい!

というような場合はお勧めです。

マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド給与を使っている場合にお問い合わせをよくいただきます。

しかしながら、マネーフォワードクラウド給与と従業員情報を連携できるわけではなく、費用も別ですので、「別のシステム」と考えた方がよいでしょう。

シフトをきっちり設定しないと労働時間が集計されないため(シフトを設定せず、単に打刻した時間だけ計算してほしい、というようなことができない)、シフトの変動が激しいような場合は管理者の手間がかかりすぎてしまうため、向いていないともいえるでしょう。

いろいろ試してみたい?

どのシステムも無料の試用期間が30日程度設けられているものが多いですが、30日はあっという間です。できることは限られています。30日ではなんとなく操作を覚えたくらいで終わってしまいます。

やっと1つのシステムに慣れた頃に、やっぱり駄目だったから別のシステムを試してみよう、というのは、実際にやってみると人事担当の方が「疲弊します」。私の経験上も、1つのシステムを試した後別のシステムも試してみよう!と立ち向かえる人事担当の方には出会ったことがありません。

ですから、ある程度機能をターゲットを絞っておいて、確度の高いシステム選びを行うことが重要です。

とはいっても選んでいる時間がない!という場合は

あまり準備に時間をかけている余裕がないのであれば、まずはKINGOFTIMEがおすすめです。

制限ほぼなし~細かい設定、まで大抵の使い方には対応しているので、将来的な調整が可能になるからです。

とりあえずタイムカードがわりに打刻だけしておいてあとで調整!というような使い方でも、後になってから「実はこれできなかった~」というような失敗を防ぐことが可能だからです。

(つまりは、なんとかなる)

システム設定を行う

自社の運用に合うシステムが見つかったら、いよいよ設定です。

順番は下記です。

1.勤務体系が似ている従業員をグループにまとめる
2.まとめたグループ単位で設定を行う

1.勤務体系が似ている従業員をグループにまとめる

これは、単純に「正社員」「パート」といったようなものではありません。

例えば、正社員の中でも
・正社員かつ勤務日、勤務時間固定
・正社員かつフレックス
・正社員かつみなし残業あり
というようなパターンに分けられますし、

パートアルバイトの中でも、
・月給と時給
・アルバイトかつ勤務日、勤務時間が決まっている
・アルバイトかつ勤務日、勤務時間が決まっていない(シフトでその都度決める)

といった感じです。

設定や運用を楽にするコツは、このグループをすっきりまとめることです。反対に、ここがごちゃごちゃだと人事担当者が血を見ます。

それができたら

2.まとめたグループ単位で設定を行う

ここは、各システム会社のガイダンスに従うことになります。
1.でまとめたグループ毎に典型的な社員の過去データをインプットしてみて、求める結果になるか照合してみるとよいでしょう。

しかしながら、ここでもハードルが生じます。

システムサポートがあるから設定は簡単?

残念ながら、システム会社のマニュアルを見ただけでスムーズに設定できた、という例はあまり聞きません。
確かにサポートは用意されていますが、電話がつながらない、チャットでは言いたいことがうまく伝えられない、など、実際には細かいところでつまずいてしまい、挫折してしまった、というご相談もよく受けます。

サポート窓口とつながったとしても、システム会社のサポート担当の方は、「システムの使い方」は知っていても、「あなたの会社の労務管理についてアドバイスできる」わけではありません。また、労働基準法に詳しいわけでもありません。

システムはツールです。

あなたが知りたいのは、ツールの使い方ではなく「あなたの会社での労働時間集計を楽にするためのツールの活用法」なのではないでしょうか。

あなたが知りたいのは、「あなたの会社で実現したい従業員の働き方」を簡単に管理するための「システムの活用法」なのではないでしょうか。

しかもその設定にあたっては「就業規則や労働基準法に違反していないかどうか」までを考慮なければなりません。

ここまで提案してもらえないのは、システム会社が悪いわけではありません。むしろ当然のことです。システム会社の担当者はシステムのプロではあっても労務管理のプロではないからです。

ですから、勤怠管理システムの設定を行う際は、労務管理の知識(アナログ)とシステム設定の知識(デジタル)、両方が必要になるのです。これは非常に高度な能力であるため、誰にでもできるというものではありません。

でも、それでは困ってしまいますよね?

安心してください。アナログとデジタルをつなぐ役割、これを行うために、私がいるのです。

労務管理とIT、両方に強い社労士が、あなたの会社のアナログとデジタルをつなぐお手伝いをします。

一般論でなく、あなたの会社のための現状把握と分析を行ってほしいという方は、初回お試しオンラインコンサルティング承っております(60分10,000円)。

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