年末調整の準備は始めていますか?

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年末調整の準備は始めていますか?

今年も年末調整の時期がやってきましたが、皆様ご準備はおすみでしょうか?

年末調整準備として会社としてやるべきこと、やっておくとスムーズなことについて、お伝えします。

年末調整は、人事の担当だけでできるものではなく、従業員のみなさんに協力してもらわなければならない作業がたくさんありますので、スケジュール立てて進める必要があります。

※下記は年末調整そのものではなくて、年末調整のための「準備」のお話です。
年末調整そのものはは税理士さんの専門となりますので、詳細は税理士さんの指示に従ってください。

年末調整作業スケジュールおよび手順例

0.事前準備(10月中に)

■保険会社からの保険料控除証明書を保管しておくよう社員の皆様に連絡
■中途入社者の前職の源泉徴収票がそろっているか確認。ない場合は取り寄せてもらうよう依頼

■使用する用紙等の準備(扶養控除等異動申告書、保険料控除等申告書)
用紙は下記からダウンロードできます。
https://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/1648_01.htm
https://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/1648_05.htm

※私が人事の担当だった時は、従業員の皆様には下記の用紙を配っていました。なので、下記の用紙をせっせと準備しておりました。
1)年初に提出済みの扶養控除等異動申告書のコピー(たとえばH29の年末調整ならH29のもの)
  →H29年初から年末にかけての変更点について赤字で記入してもらいます。
   これがあると、翌年分の扶養控除等異動申告書も書きやすいというメリットもあります。
   (結局、どんなサンプルよりも、昨年自分が書いたものが一番の見本であったり・・・)
2)翌年分の扶養控除等異動申告書用紙(たとえばH29の年末調整ならH30のもの)
3)保険料控除等申告書用紙(H29分)

■従業員への説明用の資料作成
・扶養控除等異動申告書の書き方や提出してもらう資料等についての説明
  法改正その他
・提出場所、方法、期限の周知
  オフィスが離れている社員はどうやって提出してもらうのか
  マイナンバーはどうするのか、等々・・・

■作業スケジュールの作成
・すべてを自社で行う場合、税理士や会計事務所の先生にお願いする場合など、
 スケジュールを立てておきましょう

1.従業員への書類配布、および回収(回収まで1~2週間くらいをめどに)

準備ができたら、具体的に従業員に資料や用紙を配布し、書類を回収します。
提出してもらうべき資料は、たとえば下記のようなものです。

「用紙を渡して書いてもらうもの」
・扶養控除等異動申告書用紙(H30分)
(扶養控除等異動申告書用紙(H29分訂正用)
・配偶者控除、保険料控除等申告書用紙(H29分)

「添付書類として提出してもらうもの」
・保険料控除証明書
・その他国保、国民年金等の支払い証明書
・扶養家族の所得証明
・住宅ローン控除証明 等

2.書類チェック、給与計算ソフトにインプット

書類が提出されたら内容のチェックを行う必要がありますが、
ここでは、たいてい間違いやら確認修正などが入るので、
思ったより確認時間がかかることを覚悟した方がよいでしょう。
(完全な書類はまず出てこないと考えたほうが楽かと)
腹をくくってやりましょう。
従業員数によっても作業時間が変わります。

事前準備が精密であればあるほど、ここでの手間を少なくすることができます。

↑ここまでを、12月最終給与計算開始前までにやっておくのがベター、

その次にひたすら給与計算ソフトに情報をインプットします。

これらのチェックや給与計算ソフトへの入力等は、
税理士先生にどこまでお願いするのか、すべて自社内で行うのか、従業員数、
12月で調整するのか1月で調整するのか。。。等によっても
やることとスケジュールが変わってきますので、
連絡を取り合いながら進めるとよいでしょう。

年末調整作業でもっとも大変なのは?

人事担当者が年末調整でもっとも大変な作業は、
「従業員全員から、正確な提出書類を期限内に提出してもらうこと」

年末調整の作業が大変なのは、担当者一人では作業が行えず、
従業員全員に協力してもらう必要があることだと思います。

材料さえ整えば、極端な話、担当者の力技でなんとかすることも可能なわけですが、
その材料が集まらなければどうにもならず、この材料は、従業員の皆さんに
動いてもらわなければ手に入らないものだからです。

スケジュールを立てて、早めの周知で協力してもらえる体制をつくるようにしましょう。

年末調整作業にあたって、
税理士さん探しにお悩みの方もご連絡ください。
責任をもってご紹介いたします。

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