給与の締切日と支払日はどのように決めたらよいでしょうか?

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給与の締切日と支払日はどのように決めたらよいでしょうか?

支払日については資金繰りにあわせて決めるのがよいでしょう。
その上で、締め切り日と支払日の間隔は、自社の給与処理にかかる作業を整理の上、少なくとも10日以上(できれば15日以上)空けることをお勧めします。

資金の問題がないとすれば、末日締め、翌月25日払くらいにされることをお勧めします。

勤怠の締めについては、タイムカードその他の処理、帳簿、公的書類の作成等、カレンダーの日付と一致しているのが絶対的にわかりやすく、扱いやすいからです。従業員にとっても勤怠の提出を忘れにくいです。

支払日については、翌月25日というと意外と間があきすぎのように思われますか?
しかし、事務作業上のことを考えると、現実的にはこのくらい間を空けることをぜひお勧めします。

給与計算期間は意外とタイトです

なぜかというと、暦日で相当日数あるようにみえても、実際の作業日はかなりタイトになるからです。

支払方法として銀行振込を利用するのであれば、基本的には支払日の3営業日前には振込処理を確定する必要がありますので、この間の土日や祝日も考慮する必要があります。これらを踏まえてスケジュールを考えるとすると、15日〆25日支払の場合であれば、例えば2015年のカレンダーで言えば、9/15から9/25までの間の営業日数は3日しかなく、事実上給与計算作業を行う日がなくなってしまいます。同様に、月末締めであればGW、年末年始などを考慮する必要があります。

※給与データの締め切りは金融機関や支払方法によって異なります。

IT業界の勤怠確定は時間がかかります

IT業界であれば、従業員は必ずしもオフィス内にいるわけではなく、客先常駐の形態で作業していることもあるでしょう。

この場合は、通常より勤怠情報の収集そのものに時間がかかるほか、深夜、代休、シフト勤務等、勤務が不規則なため、提出してもらった勤務表の内容そのものも間違えやすく、人事としては確認に手間がとられるのもよくあることです。それなのに、確認したくても、勤務先のセキュリティ上昼間の連絡がつきにくかったり(携帯等の情報通信機器持ち込み禁止など)、勤務時間がずれていたりでさらにタイムラグが発生してしまうのも特徴です。

給与計算は遅れることができない、そして毎月継続する作業です

もちろんこれらは、勤怠管理にシステム活用にて自動化を図ることなどによってある程度の解決は可能です。

給与処理に関する作業ボリュームは、給与の支給方法(振込/手渡し)、残業の有無、時間管理の複雑さ(パート・アルバイトの有無)、勤怠管理が複雑であるか、社員数、などによって変わります。

業務の効率化によって期間の短縮を図ることはもちろん可能ですが、給与計算は、毎月継続的に発生し、間違いが許されない作業です。

一度決めた支払日を変更するのはなかなか大変です。給与計算以外の業務の繁忙時期も踏まえ、自社の業務フローにあわせが持続可能なスケジュール設定をお勧めします。

支払い日が休日の場合は?

なお、支払日が休日にあたる場合は、休前日に前倒しにされることが多いですが、休日後にすることも法律上は妨げられていません。支払日と締め切り日の間隔が短い場合はそういったことを検討することも可能でしょう。

入社月給与の取り扱い

労働基準法上は、給与は月1回必ず支給することが義務づけられています。
この場合、しばしば入社月給与の支払いが問題になります。

単純な翌月払いだと、入社月については、最初の月分が無給となり、月1回の支払いが行われなくなってしまうからです。

これを避けるには、たとえば、基本給部分は当月払い、残業代のみ翌月払い、等のやり方があります。

ほかにも、ここをクリアする方法がありますので、個別の事例についてはぜひご相談いただければと思います。

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