【勤務時間の記録】タイムカードを押したらすべて勤務時間なのでしょうか?

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【勤務時間の記録】タイムカードを押したらすべて勤務時間なのでしょうか?

始業および終業時刻の記録

(始業及び終業時刻の記録)
第@@条 労働者は、始業及び終業時にタイムカードを自ら打刻し、始業及び終業の時刻を記録しなければならない。

※厚生労働省モデル就業規則より。

労働時間の記録に関するきまりごと

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」(平成13年4月6日付け基発第339号)において、国から基準が示されています。

非常に簡単にまとめると、

■勤務時間は記録してくださいね
■記録するに当たっては、タイムカード等は、その場で見て確認して記録など、客観的で正確な方法でやってくださいね
■どうしても客観的記録ができない場合は、自己申告の記載でもいいですよ。でもその場合は、自己申告と現実が一致するように適切な措置を行ってくださいね
■労働時間の記録は3年間保管してくださいね

ということなのですが、もう少し詳細な内容は下記となります。

1.始業・終業時刻の確認及び記録

労働者の労働時間を適正に管理するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること。

2.始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法

原則として次のいずれかの方法によること。

 (ア)使用者が、自ら現認することによりこれを確認し、記録すること。
 (イ)タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること。

自己申告制により始業・終業時刻の確認及び記録を行う場合の措置

2.によることなく自己申告制により行わざるを得ない場合、使用者は次の措置を講ずること。

(ア)自己申告制を導入する前に、その対象となる労働者に対して、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うこと。
(イ)自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施すること。
(ウ)労働者の労働時間の適正な申告を阻害する目的で時間外労働時間数の上限を設定するなどの措置を講じないこと。また、時間外労働時間の削減のための、社内通達や時間外労働手当の定額払等労働時間に係る事業場の措置が、労働者の労働時間の適正な申告を阻害する要因となっていないかについて確認するとともに、当該要因となっている場合においては、改善のための措置を講ずること。

4.労働時間の記録に関する書類の保存

労働時間の記録に関する書類について、労働基準法第109条に基づき3年間保存すること。

労働時間の記録は何のために行うのか

では、国から方針が出されていることはわかったけれど、本当の意味では、どうして労働時間の管理をしなければならないのでしょうか。

労働時間の記録を行わないためにおきる問題のひとつは、正しい労働時間がわからない、ということです。

従業員から未払い残業代の請求をされても、請求された時間がすべて労働時間だったのか証明する手段がなくなります。

労働基準監督署から長時間労働の調査が入っても、どこからどこまでが労働時間なのか、わかりません。

業務時間中に突然倒れたら?それは業務との因果関係があるのでしょうか、ないのでしょうか?

労働時間の管理は、給与計算の元になることはもちろんですが、
メンタルヘルスケア対策を行ううえでも、過重労働の管理を行う上でも、
各種対策や分析を行ううえでの非常に重要な基礎データなのです。

長時間労働が発生している(ような気がする)。
サービス残業が発生している(ような気がする)。
効果的な人事施策の検討ができない(分析データがない)。

しかしきちんと労働時間の記録と管理を行ってみたら、実際はそれほどの長時間労働でもなかった、ということもあります。

でも記録がないまま従業員に主張されたら、会社としては証明手段が乏しい中争わなければならなくなります。

これらのリスクを回避するためにも、労働時間の記録は行うべきでしょう。

にもかかわらず、正社員と呼ばれる方々についてはあまり記録がとられておらず、出欠記録簿程度しか管理していないというケースも少なくありません。

特に、管理者だから、裁量労働制だから、固定残業制などを採用している場合に、
勤務記録をきちんととっていなケースが多くみられます。

記録が大変ということでしたら、タイムカードを使うこともできますし、エクセルで管理したり、または今はスマートフォンなどから手軽に打刻できるクラウド型の勤怠管理システムもあります。

会社の状況に合わせて、使いやすいものを選択して記録を行うようにしましょう。

勤務時間は1分単位で計算しなければならないのか

答えはyesです。

ただし!

それは、本当にそれが「労働していた時間だったのなら」です。

タイムカードで打刻された時間がすべて労働時間とは限りません。

たとえば、所定労働時間が9:00 – 17:00とされている会社において、毎日9:00と17:00 ぴったりにタイムカードを押せるかといわれたら、現実的には至難の業でしょう。と考えると、タイムカードの打刻時間と実際の勤務時間では、若干のずれが発生することのほうが普通です。

ですが、モデル就業規則のままだと、あたかもタイムカードで打刻した時間のすべてが勤務時間であるかのように解釈されてしまう可能性があります。

勤務終了後、ちょっとトイレに行って途中で同僚に呼び止められて少し雑談して、会社を出る直前にタイムカードを打刻した。ということは珍しくないのではないでしょうか。これらはすべて労働時間といえるのでしょうか?

だからこそ、勤務時間とは、実際に業務を開始してから業務が終了するまでの間である、ということを、就業規則上で明確にして共有することが必要です。

また、いくらタイムカードの時間と実際の勤務時間にタイムラグがあると言っても、1時間も2時間もずれがあるようでは、サービス残業を疑われかねません。タイムカードの運用には、勤務開始直前に打刻すること、また勤務が終わったらすみやかに打刻することを共有することも必要です。

時間外労働は、会社が命令して行うものであることを明記しましょう

労働時間とは「使用者の指揮命令下、使用従属下にある時間」のことです。
ですから本来は、会社の指示なしに作業しているものは自主作業時間であって、労働時間とは呼べないはずです。このことをはっきり記載して、従業員と意識を共有しましょう。

もちろん現実には、そもそも設定された納期に無理があり、会社の明示的な指示がなくても時間外労働にてカバーせざるを得ない状況に追い込まれる場合もあります。

「残業するなって言ったって、その期間でこのボリューム仕上げろっていうのは、残業しろ、っていってんのと同じことでしょ」

ということです。

そのような場合は「黙示の残業命令」があったとして時間外労働とみなされることがありますので、運用上も、実際に時間外労働が発生しないような取り組みを行っていることは大前提です。

これらを実効ある形で運用するためにも、残業は会社の命令で行うべきであり、自己判断で行うものではない、という基本の考え方を会社と従業員の双方で就業規則にて明記して共有しておくことは非常に重要なことなのです。

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