【採用時の提出書類】入社後の事務作業の流れと人材配置を想定しましょう。

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【採用時の提出書類】入社後の事務作業の流れと人材配置を想定しましょう。

採用時の提出書類

 

第@条 労働者として採用された者は、採用された日から  週間以内に次の書類を提出しなければならない。

① 履歴書
② 住民票記載事項証明書
③ 自動車運転免許証の写し(ただし、自動車運転免許証を有する場合に限る。)
④ 資格証明書の写し(ただし、何らかの資格証明書を有する場合に限る。)
⑤ その他会社が指定するもの

2 前項の定めにより提出した書類の記載事項に変更を生じたときは、速やかに書面で会社に変更事項を届け出なければならない。

※厚生労働省モデル就業規則より。

入社時に提出してもらいたい書類を定めます。

厚生労働省のモデル就業規則では上記が挙げられていますが、実務上は下記も加えたいところですね。

収集しておきたい書類 ~事務作業の流れを考える~

■源泉徴収票(前年、当年の分)
■年金手帳のコピー
■雇用保険被保険者証のコピー
■健康診断書(入社日前3か月以内のもの)
■マイナンバー

いずれも、実務上社員が入社した際の手続きとして必要になるものばかりですので、就業規則に定めておくとよいですね。

■源泉徴収票
 年末調整の際に必要になりますし、途中入社の社員については、前職給与を参考に給与を決める場合などは、面接時に自己申告されていた金額と大きな違いがないか、目安を把握できることにもなります。

■年金手帳、雇用保険被保険者証のコピー
 入社時の健康保険証、雇用保険の手続きの際に必要となります。

■健康診断書(診断日から3ヶ月以内のもの)
 新たに人を雇い入れた場合、会社は雇い入れ時健康診断を行う必要があります(労働安全衛生法より)。ただし、診断日から3ヶ月以内の診断書があれば、それを提出することでもOKとされています。

 入社してからだと慌しくて健康診断に行くのが難しい場合もあるでしょうし、前職での定期健康診断の結果をそのまま使える場合もあります。

 ただし注意点は、提出していただく健康診断書は、法が定める(労働安全衛生規則第43条)所定の項目が満たされている必要があるということです。具体的には下記の項目です。

1.既往歴及び業務歴の調査
2.自覚症状及び他覚症状の有無の検査
3.身長、体重、腹囲、視力及び聴力の検査
4.胸部エックス線検査
5.血圧の測定
6.貧血検査 (赤血球数、血色素量)
7.肝機能検査(GOT、GPT、γ-GTP)
8.血中脂質検査
(LDLコレステロール、HDLコレステロール、血清トリグリセライド)
9.血糖検査
10.尿検査(尿中の糖及び蛋白の有無の検査)
11.心電図検査(安静時心電図検査)

これがなくて、単に「身長」「体重」「特に問題ありません」くらいしか記載されていない診断書を持ってくることがあります。これでは労働安全衛生法でいう雇い入れ時の健康診断に当てはまりませんので、事前に伝えておくことと、提出された診断書の内容の確認が必要です。

■マイナンバー

年末調整、社会保険手続きの際にはマイナンバーの記載が求められているため、会社としては従業員のマイナンバーを収集する必要がありますので、これを就業規則に定めることが可能です。また、マイナンバーを収集する際は、利用目的を明示することが義務付けられていますので、利用目的も合わせて規定しておくのがよいでしょう。

書類の収集時期について

可能であれば、入社日より前、または入社日までに提出してもらうよう定めておくのがよいでしょう。

年金手帳、雇用保険被保険者証などは、入社時の保険加入等の手続に必要となりますので、早期にあったほうが事務処理がスムーズになります。健康診断書についても、早期に提出してもらうことによって、健康に配慮した人材配置等のケアができるようになります。提出が遅れた間に、健康上の問題が発覚し、それによって事故が発生するようなことがあったら大問題です。

健康診断についてはこちらの記事もご参考にどうぞ。

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