クラウドの活用うまくいってますか？
ここ数年、在宅勤務が一気に広がり、人々の働き方は大きく変わりました。
このページにたどり着いたあなた、特に人事担当の方は、新しい働き方に社内の制度を対応させるため、ルールやシステム導入など、ソフト面、ハード面両方の意味においてご苦労を重ねてきた日々だったのではないかと思います。
中でも、勤怠管理システムの導入にあたっては、ネットの広告を見るといかにも簡単にできるように見えますが、やってみたらとても大変で、結局エクセルに戻ってしまった、などと言うお悩みの声をよくききます。「クラウドを入れれば簡単」という世間の思い込みが大きいからこそ、上司からも同僚からも理解を得られず、人事担当者だけが疲弊していく、というお話も数多く伺い、胸が痛いばかりです。
一方で、システムを導入して非常に業務が効率化されたという成功事例も伺います。
この違いは何なのでしょうか？
沢山のシステムを比較検討することでしょうか？
トライアルやチャットサポートを活用することでしょうか？
いえ、違います。
勤怠管理や給与計算のシステム化には、失敗しないための正しい手順とやり方があります。
【Step0. 就業規則の見直し（社内ローカルルールを含む）】
「システム導入」とは、これまで人が行ってきた作業を「機械にやってもらう」という作業です。
これまで、労働時間の集計や給与計算を行う際、人事担当のあなたが秘伝の技を駆使して行っていた、なんてことはありませんか？
どの会社でも、多かれ少なかれローカルルールが存在し（社歴の長い会社ほど部署毎、人毎のローカルルールが存在します）、それを人事担当のあなたが、これまで先輩から引き継いできたやり方で、時には「臨機応変に」つじつまを合わせてきたのではないでしょうか。
しかし、システムには「臨機応変」という言葉はありません。指示されたことしかできないのです。
「あの場合はこう」「この場合はこう」「Aさんの場合は」といった判断はできないのです。
これらのシステムへの指示書が「就業規則」なのです。
ですから、システム導入するのであれば、ローカルルールを洗い出し、必要なもの、不要なもの、コンプライアンス上問題があるものを整理し、システムへの指示書たる就業規則を先に整備しなければならないのです。
これが行われないまま、システムの機能比較だけを行ってシステム導入を開始していることこそが、システム導入の大いなる失敗、悲劇の始まりなのです。
【Step1. 勤怠管理のシステム化】
就業規則の整備が終わったら次に行うのは勤怠管理のシステム化です。
給与計算において最も煩雑なのが、勤務時間の集計です。
勤怠管理方法をシステム化すれば、
毎月の勤務表収集、確認、集計作業が不要になり、
大幅に作業量を軽減することができます。
また、現場マネージャーにとっても、
毎月の勤怠承認の作業が不要になり、
かつ、リアルタイムに部下の勤務状況を把握することも可能となります。
ここで設定を一歩間違えると、給与計算結果まで間違えてしまうことになります。
何故なら、労働時間の集計結果とは「給与計算に使用される元データ」となるからです。
残業時間が１時間間違えて集計されるようになってしまったら？
深夜割増賃金のカウントが間違えて集計されていたら？
笑い話ではありません。
たとえば下記のような場合は注意が必要です。
・固定残業代を払っている
・シフト制にしている
・深夜勤務がある
・フレックスタイム制を導入している
など。。。
これらは勤怠管理システムの集計において非常に注意を要するパターンです。
柔軟な働き方を実現しようとすればするほど、労働基準法の複雑さの罠にはまってしまうのは当たり前のように多々あることなのです。
労働時間の集計間違いは、未来の「未払い賃金」につながります。
システム化したがために数年後に多大なる「未払い賃金請求」を受けることになってしまうとしたら恐ろしいことです。
ですからここは労働基準法と給与計算まで熟知しながら慎重に行う必要があります。
【Step2. 給与計算のシステム化、勤怠データとの連動】
勤怠データが的確に集計され、給与計算システムの設定が正しくされていれば、
月々の給与計算は、データを取り込んで計算させるだけとなります。
しかし・・・
あなたは、割増賃金の計算を正しく知っていますか？
住宅手当や在宅勤務手当が割増賃金の計算上どのように扱われるか知っていますか？
この設定を間違えたことで、巨額の未払い賃金請求を受けてしまったという事例があります。
正しく設定させるためには、ここでも労働基準法の知識が必要となるのです。
【Step3. インターネットバンキングとの連動】
給与データをインターネットバンキングと連動させれば、
給与、住民税の支払い処理まで自動的に行うことができます。
ここまで設定しておきながら、振込作業でミスしたくはないですよね？
給与計算の自動化を専門家に任せるべき理由
各種クラウドシステム会社では無料のサポートが用意されていますが、
なぜ、自分で行うのではなく専門家に任せる必要があるのでしょうか？
システム設定には、ITと労務の知識の両方が必要だから
システム会社のサポートでは、システムの使い方については教えてもらえても、労働基準法や自分の会社の就業規則の内容については教えてもらえません。
※これはシステム会社には全く問題なく、当然のことです。
システム設定とは、今まで人間がやってきたことを、機械ができるように覚えこませる作業です。そのためには、正確な労働基準法に基づく時間管理、賃金計算の知識が必要です。
しかし、インターネットでは自分の会社の就業規則については教えてもらえません。就業規則については検索できても、誤った情報も多く、正しい理解をするのは大変困難なのです。
当事務所で最も多いのが「自分でやってみたけれどできなかった」というやり直しのお問い合わせです。
それほど、労働基準法及び会社毎の賃金規程を熟知した上で適切な設定をするのは大変困難なのです。
また、労務管理に詳しくても、ITが苦手な場合も設定が難しいです。
だからこそ、ITと労務、両方に精通した専門家の力が必要なのです。
３つの異なる会社の異なるシステムをつなぐ必要があるから
勤怠管理システム、給与計算システム、インターネットバンキング、
これら3つのシステムで使用される用語もまちまちです。
「残業」とは、早出時間を含みますか？含みませんか？8時間以内の残業は含みますか？含みませんか？
「休日」とは、土曜出勤、祝日出勤、日曜出勤、その他・・・何をどこまで含みますか？
ひとつの言葉でも、各システム、各社毎に、定義が異なります。
これらの違いやシステムの特性を理解したうえで、設定を行う必要があるのです。
また、自動化するということは、間違った設定をしてしまうと、
間違ったままの処理が進んでしまい、かえって賃金の不払い状態が生じることにもなってしまいます。
これを避けるには、給与計算及びシステム設定の両方に熟知した上での設定が求められます。
勤怠管理〜給与計算自動化のメリット
勤怠管理〜給与計算を自動化することのメリットは下記です。
事務効率向上
今までかかっていた事務作業量を圧倒的に削減することができます。
長時間労働対策
長時間労働対策を行う上では、正しい勤怠管理が必須です。
勤怠管理を自動化すれば、リアルタイムに長時間労働の状況を把握することができます。
助成金申請に有利
助成金申請には、賃金台帳及び勤務表の提出を求められることがあります。
その場合にも、簡単かつ正確な資料を作成することができます。
毎月のわずらわしい給与計算の自動化、一緒に取り組んでみませんか？
自分の会社ではどのように進めたらいいのか、試しに相談してみたい、という方はこちらから。
お客様の声
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